Declaratie

De module Declaratie in de Apotheek Jansen App vergelijkt de baxterrol uit Pharmacom met de actuele afdelingslijst uit Medimo. Je uploadt een of meer toedienlijsten en plakt de bijbehorende afdelingsoverzichten, en je krijgt per patiënt terug wat er in Pharmacom aangepast moet worden.

Doel van de module

Het doel is voorkomen dat er medicatie wordt gedraaid en gedeclareerd die de afdeling niet meer voorschrijft, en dat een bewoner iets mist dat wel is voorgeschreven. Medimo is daarbij leidend: elke voorgestelde wijziging is een wijziging in Pharmacom en nooit andersom.

De controle is administratief. Er wordt niets gezegd over de vraag of de medicatie zelf klopt.

Belangrijkste functies

Met de module Declaratie kun je het volgende:

Meerdere Pharmacom-toedienlijsten in één controle meenemen.
Meerdere Medimo-afdelingen tegelijk toevoegen, want één toedienlijst beslaat vaak meer dan één afdeling.
Per patiënt zien welke correcties nodig zijn, gegroepeerd naar wat de fout kost.
Alleen de bewoners zien bij wie iets te doen is. Bewoners waarbij alles klopt staan niet in de lijst; onder de tellers staat hoeveel er zijn weggelaten.
Per patiënt de volledige medicatielijst uit beide systemen openklappen, inclusief de zo nodig-medicatie, zodat je een bevinding kunt nakijken zonder Pharmacom of Medimo erbij te openen.
Bij een regel die niet automatisch te vergelijken was, lezen waaróm dat niet lukte.
De opmerking zien die de afdeling bij een middel heeft getypt. Dat is vaak de enige plek waar de echte dosering staat, bijvoorbeeld bij een regel die zelf 0-0-0 aangeeft.
Zoeken op patiëntnaam, afdeling of middelnaam, en de lijst sorteren op naam, geboortedatum of het aantal bevindingen.
De werklijst downloaden als Excel-bestand met twee tabbladen: de acties, en het volledige overzicht.
De bevindingen als pdf openen om af te drukken, liggend en in de huisstijl.
Zien wanneer de twee systemen het oneens zijn over de geboortedatum van een patiënt, met beide datums erbij.

Werkwijze

Volg deze stappen om een controle uit te voeren:

Afdeling toevoegen: Open in Medimo het overzicht met de actieve medicatie per afdeling, selecteer het overzicht en plak het in het tekstvak. De app leest zelf om welke afdeling het gaat. Herhaal dit voor elke afdeling die je meeneemt.
Toedienlijst toevoegen: Print de toedienlijst in Pharmacom naar een PDF en upload dat bestand zoals het is opgeslagen. Bewerk de PDF niet, want de controle leest de opmaak van de afdruk.
Controle uitvoeren: Start de controle. Je ziet de voortgang terwijl de toedienlijsten worden gelezen en met Medimo worden vergeleken.
Werklijst doorlopen: Klap een patiënt open om de bevindingen te zien. Elke regel zet de kant van Pharmacom en de kant van Medimo naast elkaar en noemt de aanpassing die nodig is, met de waarde waar het naartoe moet. Er staat niets anders in: wat overeenkomt en wat geen baxtermedicatie is vind je in het Excel-bestand en in de bronlijsten hieronder.
Nakijken in de bronlijsten: Klopt een bevinding niet met wat je verwacht, klap dan onderaan de patiënt de volledige lijst uit beide systemen open. Die begint bij de baxtermedicatie, want daar gaat de controle over. Wil je ook zien wat er verder nog voor deze bewoner staat, zoals zalven, druppels en zo nodig-medicatie, klik dan op de regel eronder die zegt hoeveel middelen er nog meer zijn. De tellers boven de twee kolommen lopen mee, zodat je ziet waar je naar kijkt.
Correcties verwerken: Voer de wijzigingen door in Pharmacom. Filter eventueel op één categorie om per soort correctie te werken, of zoek op een patiënt of een middel.
Eventueel exporteren of afdrukken: Download de werklijst als Excel-bestand, of open de bevindingen als pdf om mee te lopen. Het filter en de zoekterm die op dat moment aanstaan gaan mee, maar over alle pagina's en niet alleen de zichtbare.

Bijzonderheden

De controle draait alleen op het netwerk van de apotheek. Dat geldt voor de hele module, dus ook voor het uploaden van de twee bestanden: die brengen patiëntgegevens naar binnen. Van buiten krijg je een uitleg in plaats van het scherm, en geen codeveld. Zie Authenticatie.
De uitkomst wordt niet bewaard. Er komt geen patiëntgegeven in de database; de werklijst blijft beschikbaar zolang je ermee werkt en verdwijnt daarna vanzelf. Elke keer dat je hem opent schuift die termijn op, tot een vast maximum na de start van de controle. Daarna is een nieuwe controle nodig.
De bronlijsten per patiënt bevatten zorginhoud, en dat is een bewuste keuze. In deze module stond eerst alleen wat er logistiek moest veranderen. De volledige lijst uit beide systemen gaat verder dan dat: daar staat ook de zo nodig-medicatie met de toelichting die de afdeling erbij heeft geschreven. Dat is toegevoegd omdat een bevinding anders alleen in de bronsystemen na te kijken is. Er staat daar tegenover dat die lijst per patiënt apart wordt opgehaald, achter een extra verificatie, dat hij nergens wordt opgeslagen, dat hij niet in de export terechtkomt, en dat in het toegangslog wordt vastgelegd van welke patiënt de lijst is geopend.
De export is ook een bewuste uitzondering. Eerder had deze module met opzet geen download, omdat een opgeslagen lijst met namen op een gedeelde baliecomputer langer meegaat dan de persoon die hem maakte. Dat bezwaar geldt nog steeds, maar het werken vanaf een Excel-bestand weegt zwaarder. Daarom vraagt de download om een extra verificatie, komt er nooit een patiëntnaam in de bestandsnaam, en wordt in het toegangslog vastgelegd welke patiënten in het bestand stonden. Wat de app niet kan, is het bestand daarna opruimen: verwijder het zelf van de baliecomputer als de correcties zijn ingevoerd.
Het Excel-bestand en de pdf zijn niet hetzelfde. In Excel staat de volledige vergelijking, inclusief de regels die overeenkomen, zodat je kunt sorteren en filteren. De pdf bevat alleen de bevindingen en is bedoeld om mee te lopen. In de kop van de pdf staan de afdelingen die erin zitten, en als je hebt gefilterd of gezocht ook waarop, want een afgedrukte pagina kun je niet opnieuw filteren. Passen de afdelingen niet allemaal op één regel, dan staan er zoveel als er passen met daarachter hoeveel er nog meer in zitten.
De bewoners staan per afdeling bij elkaar, en daarbinnen op achternaam. Binnen een afdeling komt de zwaarste bevinding eerst, zodat het duurste werk bovenaan de ronde staat. De alfabetische volgorde kijkt naar de achternaam en niet naar de aanhef, dus "De heer J de Bruin" staat onder de D en "Mevrouw C van Gulik" onder de V.
Een filter kiest bewoners, geen losse regels. Filter je op een categorie of zoek je op een middel, dan houdt de app de bewoners over die daar iets in hebben staan, en van die bewoners komen al hun bevindingen op het blad. Dat is met opzet: je loopt de ronde per bewoner, en één bevinding zien terwijl er nog twee andere openstaan kost een tweede gang. Het scherm, het Excel-bestand en de pdf tonen daarom dezelfde regels. De kop van de pdf zegt het er ook bij, en noemt hoeveel bevindingen er bij hoeveel bewoners horen.
Aan een afdruk zit een grens: er passen niet onbeperkt regels in één pdf. Bij een heel grote selectie meldt de app dat de afdruk niet past en hoeveel bevindingen er in zitten. Kies dan eerst een categorie of zoek op een middel, zodat er minder bewoners in de selectie zitten, en print daarna opnieuw. Het Excel-bestand blijft wel de hele lijst bevatten.
Het scherm toont werk, het Excel-bestand toont alles. Een bewoner bij wie alles klopt staat niet in de lijst op het scherm, en binnen een bewoner staan alleen de bevindingen. Onder de tellers staat hoeveel bewoners zijn weggelaten, zodat een afdeling van dertig die er zes toont niet leest als een kapot filter. In het Excel-bestand staat wel iedereen, en op het tweede tabblad ook elke regel die overeenkomt. Twee bewoners blijven altijd staan, ook zonder bevindingen: die waarvan de twee systemen het oneens zijn over wie het is.
Het Excel-bestand is opgezet als de pdf: elk systeem krijgt één kolom, met de naam van het middel op de eerste regel en daaronder de sterkte, de hoeveelheid en bij Medimo de opmerking van de afdeling. Zo lees je een regel van links naar rechts zonder opzij te scrollen. De afdeling, de patiënt en de geboortedatum blijven wel losse kolommen, want daar sorteer je op, en ze blijven in beeld als je naar rechts scrolt. De bevinding en de reden staan in één kolom, met de reden achter een streepje. Het tabblad Acties is zeven kolommen breed, het volledige overzicht elf.
Loopt er al een andere afdruk of export, dan krijg je de melding dat je het even later opnieuw moet proberen. Er kan er één tegelijk gemaakt worden.
De opmerking uit Medimo wordt getoond en gaat mee in de export. Dat is verpleegkundige tekst, dus die kan meer bevatten dan alleen een dosering. Ga er bij het delen van een geëxporteerd bestand van uit dat er zorginhoud in staat.
Twee middelen met een verschillende sterkte die per week op hetzelfde neerkomen, bijvoorbeeld één capsule van 5600 IE per week tegenover twee tabletten van 2800 IE per week, zijn geen bevinding. Ze krijgen een eigen neutrale regel met beide weekhoeveelheden erbij. Een halve tablet telt daarbij niet als verpakkingsverschil, want dat is een deelinstructie.
Alleen baxtermedicatie telt mee voor de vergelijking. Aan de kant van Pharmacom is dat de sectie met de medicatie in het zakje; aan de kant van Medimo continue medicatie in een vorm die fysiek gerold kan worden. Zo nodig-medicatie en middelen als dranken, zalven en pleisters blijven bewust buiten de vergelijking, dus lege categorieën zijn geen fout. Ze staan wel in de bronlijsten per patiënt.
Waar het uiteindelijk om gaat, is dat Pharmacom klopt. Medimo is leidend en de declaratie loopt vanuit Pharmacom, dus elke voorgestelde wijziging is een wijziging in Pharmacom en nooit andersom. Aan Medimo verandert deze controle niets.
Staat in de opmerking bij een middel dat iemand anders het levert, dan wordt dat middel niet vergeleken. Denk aan "familie levert dit", "mw koopt dit zelf", "eigen beheer" of "buiten de baxterrol". De apotheek levert het dan niet, dus zou een bevinding erop neerkomen dat je iets toevoegt wat je bewust niet aflevert. Onder de tellers staat hoeveel regels hierop zijn afgevallen, zodat je het ziet zonder een patiënt te openen; de regels zelf staan gewoon in de bronlijsten en op het tweede tabblad van het Excel-bestand, met de reden erbij. Zit zo'n middel wél in de baxterrol, dan blijft dat een bevinding, want dan wordt er gedraaid en gedeclareerd wat de afdeling elders vandaan haalt.
Een bewoner die alleen in Medimo staat en geen toedienlijst in Pharmacom heeft, krijgt een regel per middel met de naam, de sterkte en de hoeveelheid erbij. Dat zijn precies de middelen die toegevoegd moeten worden. Hetzelfde geldt omgekeerd voor een bewoner die alleen op de toedienlijst staat.
Er wordt nooit gegokt. Een patiënt die niet eenduidig te koppelen is, een middel dat niet herkend wordt en een doseerschema dat niet in een week past komen allemaal in de categorie "niet vergelijkbaar" te staan in plaats van dat ze wegvallen. Onder de status staat per regel de reden, en boven de lijst staat hoe die redenen over het totaal verdeeld zijn.
Een middel zonder ATC-code krijgt aan beide kanten een eigen regel. Veel supplementen en zelfzorgmiddelen hebben die code niet, en zonder code is er niets om de twee systemen automatisch op te koppelen. Zo'n middel komt daarom van allebei de kanten apart op de lijst te staan, met dezelfde reden erbij, zodat je zelf ziet dat het om hetzelfde product gaat. Vroeger verdween de Medimo-kant hiervan uit de lijst.
Een verschil in het aantal dagen is iets anders dan een verschil in hoeveelheid, en heeft een eigen categorie. Eén tablet op twee dagen tegenover één tablet op drie dagen is dezelfde hoeveelheid per keer, maar wel anderhalf keer zoveel per week. Die regels staan onder "aantal dagen per week wijkt af" en niet onder "hoeveelheid wijkt af", zodat de categorie zegt wat er werkelijk anders is.
Wélke dagen van de week het zijn wordt niet vergeleken. Zegt Medimo maandag en donderdag en zegt Pharmacom dinsdag en vrijdag, dan zijn dat allebei twee doses per week en verandert er niets aan wat er wordt afgeleverd. Deze controle gaat over hoeveelheden, dus zo'n regel is geen bevinding. Verschilt het aantal dagen wél, of staat er om de dag tegenover elke dag, dan blijft dat gewoon staan.
Een middel dat om de dag wordt gegeven wordt gewoon vergeleken: de toedienlijst laat het patroon zelf zien. Een schema dat niet in een week te zien is, zoals eens per drie dagen of eens per maand, blijft niet vergelijkbaar. Zeven dagen bewijzen daar niets over.
Geeft Pharmacom een middel niet elke dag in dezelfde hoeveelheid, dan wordt het niet vergeleken maar als "niet vergelijkbaar" gemeld met de reden erbij. Anders zou alleen de zwaarste dag worden vergeleken en zou een verschil op de andere dagen onzichtbaar blijven.
Verschillen in toedientijd worden niet gemeld. De twee systemen gebruiken andere tijdvakken, dus dat zou bij vrijwel elke regel afgaan en de echte bevindingen ondersneeuwen.
Pharmacom drukt voor een bewoner met een gelijke week soms een compacte pagina af, met de totalen bij de toedientijden naast de middelen. Die opmaak wordt herkend en gelezen. Wordt een pagina niet herkend, dan meldt de app dat en wordt de hele lijst niet verwerkt: half lezen zou een middel kunnen laten wegvallen, en dat is de uitkomst die deze controle niet mag opleveren.
Wanneer bijna geen enkele patiënt van de toedienlijst in de geplakte lijst voorkomt, waarschuwt de app daarvoor. Dat is meestal het teken dat er een andere afdeling is geplakt.
Toegang loopt via de rechten can_view_administratie voor de groep Administratie en can_view_declaratie voor de controle zelf. Bij het uitvoeren van een controle, bij het bekijken van de werklijst, bij het openen van een bronlijst en bij het downloaden wordt om een extra verificatie gevraagd.