Werkafspraken

De module Werkafspraken is het naslagwerk van de apotheek: protocollen, werkinstructies en afspraken staan hier bij elkaar, doorzoekbaar en met een versieaanduiding.

Doel van de module

Iedereen moet de geldende afspraak kunnen vinden zonder te hoeven zoeken in mappen of oude papieren instructies. Een werkafspraak bestaat uit een titel, een korte samenvatting, een toelichting en eventueel een bijlage: een foto of een PDF. Heeft een afspraak geen bijlage, dan krijgt hij een gekleurd icoon, zodat de lijst leesbaar blijft.

Werkafspraken verlopen niet automatisch. Een afspraak blijft staan tot iemand hem aanpast of verwijdert.

Belangrijkste functies

Lijst met kaarten: per werkafspraak een kaart met de categorie (in haar eigen kleur), de datum, de titel, de samenvatting en rechts een versiebadge zoals v1.2. Is er een foto, dan staat die als miniatuur op de kaart; bij een PDF of zonder bijlage staat er een gekleurd icoon.
Zoekbalk: zoekt in de titel, de samenvatting, de tekst en het versienummer.
Sorteerknop: Nieuwste eerst of Titel (A-Z).
Categoriefilter: een rij knopjes boven de lijst waarmee je op een categorie filtert.
Detailscherm per werkafspraak: de categorie, Versie 1.2 in de kop, de titel, wie hem plaatste en wanneer, de volledige tekst en de bijlage. Een PDF wordt als paginabeelden getoond, dus je hoeft niets te downloaden.
Toevoegen en bewerken voor wie daar recht op heeft, via een venster in plaats van een formulier op de pagina.
Melding bij een nieuwe werkafspraak: iedereen krijgt een pushmelding "Nieuwe werkafspraak" die je rechtstreeks naar de module brengt.

Werkwijze

Een werkafspraak opzoeken

Ga in het hoofdmenu naar de tegel Personeel en kies daar de tegel Werkafspraken. Dit is de enige ingang; werkafspraken staan niet onder de afdelingen.
Typ in de zoekbalk waar je naar zoekt, of kies boven de lijst een categorie.
Zet de sortering desgewenst op Titel (A-Z) in plaats van Nieuwste eerst.
Tik op een kaart om de werkafspraak te openen. Onderaan de lijst blader je met de pagineerknoppen verder als er meer werkafspraken zijn dan op een pagina passen.

Een werkafspraak toevoegen

Kies bovenaan de lijst Nieuwe werkafspraak. Er opent een venster.
Kies een categorie, of beheer de categorieen vanuit hetzelfde venster: een categorie is een naam met een kleur, en je kunt er zelf een toevoegen.
Vul de titel (maximaal 90 tekens), eventueel een samenvatting (maximaal 140 tekens) en de tekst (maximaal 5.000 tekens) in.
Vul eventueel het versieveld in. Dat is vrije tekst, dus "1.2" en "2026-03" mogen allebei. Wat je invult verschijnt als badge in de lijst en in de kop van het detailscherm.
Voeg eventueel een bijlage toe: een foto van maximaal 10 MB of een PDF van maximaal 25 MB. Kies je geen bijlage, dan kies je een icoon en een kleur.
Sla op. Iedereen krijgt een melding dat er een nieuwe werkafspraak is.

Een werkafspraak aanpassen of verwijderen

Open de werkafspraak en kies Bewerken.
Pas aan wat er moet veranderen. Werk het versieveld bij als de inhoud inhoudelijk wijzigt; dat is wat collega's zien in de lijst.
Verwijderen doe je onderin hetzelfde venster met Verwijderen. De app vraagt eerst om een bevestiging.

Bijzonderheden

Categorieen zijn geen vaste lijst. Ze zijn gegevens met een naam en een kleur, aan te maken en aan te passen vanuit de app. De apotheek begint met Algemeen, Baxter, Openbare Apotheek, Instellingsapotheek en Bezorgers. Oudere werkafspraken zonder herkenbare categorie staan onder Overig.
De versie is vrije tekst, geen automatische teller. De app houdt niet zelf bij hoe vaak een afspraak is gewijzigd; wat in het versieveld staat, staat er omdat iemand het heeft ingevuld. Laat je het leeg, dan is er geen badge.
Wie mag wat: iedereen met inzagerecht ziet de hele lijst en alle detailschermen. Toevoegen, bewerken, verwijderen en het beheren van categorieen vereist het recht om werkafspraken te plaatsen. Wie zelf een werkafspraak heeft geplaatst, mag die eigen afspraak ook zonder dat recht aanpassen of verwijderen.
Een categorie met werkafspraken erin kun je niet verwijderen. Verplaats de afspraken eerst naar een andere categorie.
Dezelfde opmaak als Nieuws. Beide modules gebruiken dezelfde kaarten, dezelfde bijlagen en hetzelfde detailscherm. Het verschil is de inhoud: Nieuws is actueel, Werkafspraken is naslag.