Voorraad

Doel van de module

Voorraad is de doorzoekbare lijst van geneesmiddelen die de baxter kan rollen. Iedereen met toegang kan er snel in opzoeken of een middel in het baxterassortiment zit en welke gegevens erbij horen. De lijst is ook de bron voor de andere baxtermodules: overal waar je een geneesmiddel kiest, kies je uit deze voorraad. De lijst zelf komt uit een bestand: wie de voorraad mag beheren, vervangt hem door een nieuw bestand te uploaden.

Belangrijkste functies

Zoeken op naam of ZI-nummer. Het zoeken start vanaf twee tekens en loopt over de hele lijst, niet alleen over de zichtbare pagina.
Een tabel met per regel het ZI-nummer en de naam. De extra kolommen uit het geüploade bestand verschijnen als echte kolommen in de tabel. Op een smal scherm zie je alleen naam en ZI-nummer.
Klikken op een regel opent een venster met alle gegevens van dat middel en de datum en tijd waarop de voorraadlijst is geüpload.
Bladeren door de lijst met paginering. Je kiest zelf hoeveel regels je per pagina ziet.
De lijst downloaden als HTML-bestand, met de knop Exporteer lijst. Het bestand staat op zichzelf en is in een browser te openen en te doorzoeken.
De lijst per e-mail versturen naar apotheken, met de knop Verstuur naar apotheken. Dit is voorbehouden aan wie de voorraad mag beheren.
De hele voorraadlijst vervangen door een nieuw CSV- of Excel-bestand (.xlsx), voor wie de voorraad mag beheren.

Werkwijze

Voorraad bekijken

Ga in het menu naar de hub Baxter en kies de tegel Voorraad.
Typ in de zoekbalk minstens twee tekens van de naam of het ZI-nummer. De lijst springt terug naar de eerste pagina met de gevonden middelen.
Klik op een regel om alle gegevens van dat middel te zien. Onderaan het venster staat wanneer de voorraadlijst is geüpload.
Onderaan de pagina staat de knop Exporteer lijst. Die downloadt de lijst als HTML-bestand met de datum in de bestandsnaam.

Lijst versturen naar apotheken

Klik onderaan de pagina op Verstuur naar apotheken. Er opent een keuzevenster met alle apotheken.
Zijn het er veel, dan staat er een zoekveld boven de lijst. Vink de apotheken aan die de lijst moeten krijgen, of gebruik Alles selecteren om alles aan te vinken wat je op dat moment ziet.
Klik op Versturen. De e-mails gaan op de achtergrond de deur uit, naar het adres dat bij elke apotheek is ingesteld; je krijgt meteen een bevestiging naar hoeveel apotheken de lijst gaat.

Voorraadlijst vervangen

Bovenaan de pagina staat het vak Voorraadlijst vervangen. Sleep het bestand erin of klik erop om een bestand te kiezen. Alleen CSV en Excel (.xlsx) worden geaccepteerd.
Het bestand heeft een kopregel en minstens twee kolommen: kolom 1 het ZI-nummer (8 cijfers) en kolom 2 de naam van het geneesmiddel. Alle kolommen daarachter komen als extra kolom in de app terecht, met de kopregel als kolomnaam.
Klik op Uploaden. Je krijgt eerst een venster waarin je moet bevestigen dat de hele lijst wordt vervangen. Met Wissen kies je een ander bestand.
Na het uploaden verschijnt het venster "Voorraadlijst bijgewerkt", met de tellingen: hoeveel middelen zijn toegevoegd, hoeveel bijgewerkt en hoeveel uit de lijst gehaald. Staan er middelen terug in de lijst die er eerder uit waren, dan wordt dat aantal er ook bij gezet. Eventuele waarschuwingen staan er in het geel onder.

Bijzonderheden

Het ZI-nummer is de unieke sleutel. Staat een ZI-nummer al in de app, dan wordt dat middel bijgewerkt met de gegevens uit het nieuwe bestand.
Het bestand wordt eerst helemaal gecontroleerd. Een ZI-nummer dat geen acht cijfers is, of een ZI-nummer dat twee keer in het bestand staat, laat de upload afketsen met een melding die de rij noemt. Er wordt dan niets gewijzigd.
Komt de naam Paracetamol nergens in het bestand voor, dan waarschuwt de app dat de kolommen mogelijk verkeerd staan. De upload gaat wel door; het is een signaal, geen blokkade.
De geneesmiddelen in deze voorraadlijst vormen de basis voor de andere baxtermodules: Nazendingen, Laatste potten, STS-halfjes, de Niet-leverlijst en de Omzettingslijst.
Een upload verwijdert nooit gegevens. Staat een geneesmiddel niet in het nieuwe bestand, dan verdwijnt het uit de voorraadlijst en is het niet meer te kiezen bij nieuwe registraties. Het verdwijnt ook uit de export en uit de e-mail naar de apotheken. Bestaande nazendingen, laatste potten, STS-halfjes, niet-lever- en omzettingslijst-regels blijven gewoon bestaan en blijven het middel tonen waar ze over gaan. Komt het middel in een latere upload terug, dan staat het weer gewoon in de lijst.
Elke registratie legt de naam van het geneesmiddel vast op het moment dat hij wordt aangemaakt. Krijgt een middel later een andere naam in een nieuwe upload, dan blijft een oude registratie de naam tonen die op dat moment gold.
Losse middelen zijn in de app niet te bewerken. Het geüploade bestand is de bron; corrigeren doe je door een nieuw bestand te uploaden.
De voorraadlijst bevat geen patiëntgegevens, alleen geneesmiddelen.
Toegang loopt via twee rechten: één om de lijst te bekijken en te exporteren, en één om de lijst te vervangen en naar apotheken te versturen.
Wie de voorraad alleen mag bekijken, ziet het vak Voorraadlijst vervangen en de knop Verstuur naar apotheken niet. De lijst, het zoeken en de knop Exporteer lijst blijven wel beschikbaar.