Uren accorderen

De module Uren accorderen is de controlekant van de urenregistratie: per medewerker staan de doorgegeven uren naast de ingeroosterde uren, en je legt vast dat je ze hebt gecontroleerd.

Doel van de module

Een verkeerde maand moet in een oogopslag opvallen. Daarom zet het scherm twee getallen naast elkaar: wat iemand was ingeroosterd en wat iemand heeft doorgegeven, met de pauze die het verschil tussen die twee verklaart. Een maand die is gewerkt zoals hij was ingeroosterd, komt uit op nul verschil; alleen een echte afwijking valt op.

Accorderen is een controle, geen sluis. De uren van een medewerker gaan hoe dan ook mee in het maandoverzicht naar de administratie, of ze nu geaccordeerd zijn of niet. Het akkoord legt vast dat iemand ernaar heeft gekeken, en wie dat was.

Afkeuren bestaat niet. Klopt een maand niet, dan corrigeer je hem ter plekke.

Belangrijkste functies

Lijst per medewerker met de kolommen Werknemer, Ingeroosterd, Doorgegeven, Pauze, Verschil en Status. Een verschil van een uur of meer kleurt rood; kleinere afwijkingen blijven neutraal.
Statusbadge: Geaccordeerd zodra de maand is afgetekend, anders Open.
Maandkeuze: het scherm opent op de maand die net is gesloten. Met de pijlen blader je terug tot twaalf maanden.
Een medewerker openen: tik op een regel om de uren van die medewerker te bekijken en binnen het venster te corrigeren.
Selecteren en in bulk accorderen: een vinkje per regel, plus een vinkje in de kolomkop dat alles op de huidige pagina in een keer aan- of uitzet.
Paginering: de lijst is per pagina te doorbladeren en het aantal regels per pagina is in te stellen.

Werkwijze

Ga in het hoofdmenu naar de tegel Personeel en kies daar de tegel Uren accorderen. Het scherm vraagt om een extra verificatie voordat het opengaat, omdat het de uren van het hele team toont.
Controleer bovenaan of je naar de juiste maand kijkt. Klopt dat niet, blader dan met de pijlen.
Loop de lijst langs en let op de kolom Verschil. Nul betekent: gewerkt zoals ingeroosterd.
Klopt een regel niet, tik hem dan aan. Je komt in de uren van die medewerker en kunt daar per dag de start- en eindtijd, de pauze en de kilometers overschrijven en opslaan. Ga daarna terug naar de lijst.
Zet een vinkje bij de medewerkers die je akkoord geeft, of gebruik het vinkje in de kolomkop om alles op deze pagina te selecteren.
Kies Accordeer N medewerkers. Er verschijnt een bevestiging die eraan herinnert dat de uren hoe dan ook meegaan in de maandexport en dat het akkoord vastlegt dat je ze hebt gecontroleerd. Bevestig met Accorderen.

De regels die je hebt geaccordeerd krijgen daarna de badge Geaccordeerd. Nog een keer accorderen mag; dat zet simpelweg opnieuw jouw naam en het tijdstip op de maand.

Bijzonderheden

Accorderen kan van de 16e tot en met de 19e van de volgende maand. Buiten dat venster is het scherm alleen-lezen: de vinkjes verdwijnen en een melding bovenaan zegt waarom. Corrigeren kan eveneens alleen binnen dat venster; voor de 16e is de maand nog van de medewerker zelf.
Ingeroosterd is bruto, doorgegeven is netto. De ingeroosterde uren zijn de lengte van de dagdelen waarvoor iemand stond ingepland, zonder pauze. De doorgegeven uren zijn de gewerkte tijd met de pauze er al af. Daarom staat de pauze als eigen kolom in de lijst: zonder die kolom zou iedereen die pauze neemt eruitzien als een afwijking.
Wie in de lijst staat: iedereen die in die maand uren doorgaf of ingeroosterd stond. Wie geen van beide had, staat er niet in.
Het maandoverzicht naar de administratie vertrekt op de 20e als Excel-bestand met twee tabbladen. Overzicht heeft een regel per medewerker met de ingeroosterde en de doorgegeven uren, de pauze, het verschil, de gewogen totalen, de kilometers, en of, door wie en wanneer er is geaccordeerd. Details heeft een regel per dienst met het dagdeel, wat er theoretisch tegenover stond en wat er is doorgegeven, en markeert een ingeplande dienst zonder doorgegeven uren en doorgegeven uren zonder ingeplande dienst.
Het akkoord blijft aan een naam hangen. De naam van degene die accordeerde wordt vastgelegd op het moment van tekenen, dus het overzicht blijft kloppen als die persoon later uit dienst gaat.
De medewerker ziet zijn eigen accordeerstatus niet. Dat is bewust: het akkoord is een controle van de beheerder, geen status die iemand hoeft af te wachten. Zie de pagina Uren.
Toegang: alleen wie de uren van anderen mag bewerken, ziet deze tegel en dit scherm. Voor wie alleen zijn eigen uren doorgeeft, bestaat de module niet.