Gebruikers

Doel van de module

Het beheren van de accounts van collega's: wie kan inloggen, welke rechten iemand heeft, welke gegevens er van hem in de app staan, en wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat of terugkomt.

Het scherm heeft twee tabbladen: Actief en Uit dienst. Op elk tabblad kun je andere dingen doen. Iemand die weggaat meld je uit dienst; zijn gegevens blijven dan gewoon bewaard. Definitief verwijderen kan alleen op het tabblad Uit dienst, en meestal kan het niet, omdat er nog gegevens aan hem hangen die we wettelijk moeten bewaren.

Belangrijkste functies

Een collega uitnodigen. Hij krijgt een e-mail en stelt zelf zijn wachtwoord in.
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, groep, functie, dienstverband en vaste werkdagen aanpassen.
Zoeken op naam, e-mailadres of groep.
Een uitnodiging opnieuw versturen naar iemand die zijn account nog niet heeft ingesteld.
De tweefactor-authenticatie van een collega resetten als hij niet meer bij zijn authenticator kan.
Een profielfoto verwijderen.
Iemand uit dienst melden, en later weer in dienst melden.
De persoonsgegevens van een oud-collega wissen op verzoek (AVG).
Een account definitief verwijderen als er niets meer aan hangt.

Achter elke naam staan twee labels: de status (Actief, Uitgenodigd, Uit dienst sinds \<datum> of Gegevens gewist) en de groep waarin de collega zit. Heeft hij geen groep, dan staat er Geen groep.

Werkwijze

Ga in het hoofdmenu naar Beheer en klik op de tegel Gebruikers. Kies bovenin het tabblad Actief of Uit dienst; Actief staat standaard open. Wat je kunt doen verschilt per tabblad.

Op het tabblad Actief

Iemand uitnodigen: klik op de knop Nieuwe gebruiker bovenaan. Er opent een venster. Vul voornaam, achternaam en e-mailadres in en kies een groep; die drie zijn verplicht. Telefoonnummer, geboortedatum en functie zijn optioneel. Kies daarna Vast of Oproep. Bij een vast contract vink je per dag, van maandag tot en met zaterdag, aan of de collega standaard in de ochtend, de middag of de vooravond werkt. Klik op Uitnodiging versturen.
Gegevens wijzigen: klik op de regel van de collega, of op het potlood erachter. Hetzelfde venster opent, nu gevuld.
E-mailadres wijzigen: vul in datzelfde venster het nieuwe adres in. De collega krijgt daar een mail met een knop om te bevestigen. Pas als hij daarop klikt, verandert het adres en zijn inlognaam. Tot die tijd logt hij in met zijn oude adres. Heeft hij zijn account nog niet ingesteld, dan gaat de uitnodiging meteen naar het nieuwe adres.
Uitnodiging opnieuw versturen: bij iemand met de status Uitgenodigd staat een envelop-icoon. De vorige link vervalt daarbij.
Tweefactor resetten: klik op het ronde pijltje. De authenticator van de collega wordt verwijderd, hij wordt op al zijn apparaten uitgelogd en krijgt een mail om een nieuwe authenticator in te stellen. Tot hij dat heeft gedaan kan hij niet inloggen. Op je eigen account kan dit niet; daarvoor gebruik je het zelfherstel bij het inloggen.
Profielfoto verwijderen: heeft een collega een foto, dan staat er een klein prullenbakje op zijn foto.
Uit dienst melden: klik op het rode icoon met het minnetje. Je krijgt eerst een overzicht van wat er stopt (inloggen, alle lopende sessies, plaatsing in de planning en beschikbaarheid, meldingen) en wat blijft (uren en kilometers, rooster- en dienstgeschiedenis, wie welke medicatiebeoordeling deed). Het account blijft bestaan en verhuist naar het tabblad Uit dienst. Jezelf uit dienst melden kan niet.

Op het tabblad Uit dienst

Weer in dienst melden: klik op het icoon met het plusje. De collega kan hierna weer inloggen en wordt weer meegenomen in de planning.
Gegevens wissen (AVG): klik op het rode schild. Er opent een apart venster. Vul de reden van het verzoek in (minimaal 10 tekens), typ BEVESTIG, en vul een verse code uit je authenticator in. Daarna zijn de persoonsgegevens onherstelbaar weg. Uren en kilometers binnen de wettelijke bewaartermijn blijven staan: een bewaarplicht gaat boven het recht op wissen. Dit is niet terug te draaien, en iemand van wie de gegevens zijn gewist kun je niet meer in dienst melden.
Definitief verwijderen: klik op de prullenbak. Dit lukt alleen als er geen bewaarplichtige gegevens meer aan de collega hangen: uren, diensten, beschikbaarheid of deelnames aan agenda-afspraken. Lukt het niet, gebruik dan Uit dienst melden of het wissen hierboven. Je eigen account kun je niet verwijderen.

Bijzonderheden

Je hebt de permissie can_manage_users nodig om deze module te zien en te gebruiken. Het verwijderen van een profielfoto vraagt daarnaast om can_delete_user_avatar.
Elke actie hier vraagt om een extra bevestiging: een code uit je authenticator, of je vingerafdruk of gezicht op een apparaat dat daarvoor is ingesteld. Die bevestiging geldt daarna een tijdje, dus je hoeft hem niet bij elke klik opnieuw te geven. Het wissen van gegevens is de uitzondering: dat vraagt altijd om een verse code, ook als je al bevestigd hebt.
Een collega zit in precies een groep. Zijn rechten zijn de rechten van die groep. Groepen beheer je bij Beheer en dan Groepen.
Zet je iemand op Vast en vink je zijn werkdagen aan, dan vult de app zijn beschikbaarheid voor de komende 12 weken alvast in. Wijzig je die werkdagen later, dan wordt de toekomstige beschikbaarheid opnieuw opgebouwd. Zet je hem op Oproep, dan verdwijnt die automatische beschikbaarheid weer.
De laatste collega met beheerrechten kan niet uit dienst worden gemeld of worden verwijderd. Anders kan niemand meer bij Beheer.
Een e-mailadres wijzigt nooit zonder bevestiging vanuit de nieuwe mailbox. Zo kan een typefout een collega niet buiten wachtwoordherstel zetten. Zijn biometrische login blijft na de wijziging gewoon werken.
Op het tabblad Uit dienst kun je geen gegevens meer bewerken. Wil je dat toch, meld de collega dan eerst weer in dienst.