Agenda

Doel van de module

De Agenda verzamelt de afspraken van de apotheek op één plek: werkoverleg, uitjes en andere gebeurtenissen waar collega's van moeten weten. Naast de afspraken toont het scherm de verjaardagen van collega's en de Nederlandse nationale feestdagen, zodat je in één overzicht ziet wat er speelt.

Belangrijkste functies

Drie weergaven achter één keuzebalk: Lijst, Kalender en Verjaardagen.
Zoeken op titel of locatie.
Een afspraak openen voor de details: datum en tijd, locatie, deelnemers, je herinnering en de toelichting.
Afspraken toevoegen, bewerken en verwijderen, voor wie daar het recht voor heeft.
Deelnemers kiezen: iedereen in de apotheek, of een eigen selectie collega's.
Herinneringen instellen die als pushmelding binnenkomen.
Nationale feestdagen en aankomende verjaardagen naast de afspraken.
De agenda toevoegen aan je eigen agenda-app op je telefoon of computer.

Werkwijze

De agenda bekijken

Open Agenda. Op het hoofdscherm is dit de eerste tegel; op een breed scherm staat Agenda ook bovenaan het menu links.
Kies bovenaan de weergave: Lijst (alle afspraken van de maand onder elkaar), Kalender (een maandkalender met een stip op dagen met een afspraak, en daaronder de gekozen dag) of Verjaardagen.
Blader met de pijlen naar de vorige of volgende maand. De agenda laadt steeds de maand die je voor je hebt.
Gebruik de zoekbalk om binnen die maand te zoeken op titel of locatie. Bij Verjaardagen staat geen zoekbalk.
Tik op een afspraak om de details te openen. Staat er een herinnering voor jou klaar, dan zie je die hier ook staan.

Een afspraak toevoegen of aanpassen

Deze stappen zijn alleen zichtbaar voor medewerkers die afspraken mogen plaatsen.

Tik op Nieuwe afspraak boven de lijst of de kalender.
Vul de titel in, en optioneel een beschrijving en een locatie.
Kies de categorie: Algemeen of Uitje.
Zet Hele dag aan als de afspraak geen begin- en eindtijd heeft. Anders vul je een start- en einddatum met tijden in.
Kies bij Deelnemers tussen Iedereen en Selectie. Bij Selectie zoek je de collega's op naam en voeg je ze een voor een toe.
Zet Herinneringen op Uit, 1 of 2. Je kiest per herinnering een moment, van "Bij start" tot twee weken van tevoren.
Laat Stuur melding naar deelnemers aan staan als de deelnemers meteen bericht moeten krijgen.
Tik op Opslaan.

Een bestaande afspraak pas je aan door hem te openen en op Bewerken te tikken. In dat bewerkscherm staat linksonder ook Verwijderen; dat vraagt eerst om een bevestiging.

De agenda in je eigen agenda-app

Tik rechtsboven in het scherm op Agenda synchroniseren. Op een breed scherm is dat een knop met het label Sync, op een smal scherm het ronde pijltjes-icoon.
Op je telefoon of tablet tik je op Voeg toe aan agenda-app. Op een computer scan je de QR-code met je telefoon, of je kopieert de link en plakt hem in Outlook, Google Agenda of Apple Agenda.
Je agenda-app werkt de afspraken daarna zelf bij.

Deze koppeling bevat naast de agenda-afspraken ook je eigen diensten. Je vindt dezelfde knop daarom ook onder Personeel > Diensten. Het is één en dezelfde agendalink. In je agenda-app verschijnt de koppeling onder de naam "Apotheek Jansen Agenda". Raakt de link bij iemand anders terecht, dan vernieuw je hem in ditzelfde venster, na een bevestiging. Agenda's die nog op de oude link staan, worden daarna niet meer bijgewerkt.

Je agenda-app toont precies dezelfde afspraken als de app zelf. Een afspraak voor een selectie collega's staat er dus alleen in als je er zelf bij hoort, en de toelichting bij een afspraak voor iedereen komt alleen mee als je hem in de app ook mag lezen. Heb je geen toegang tot de agenda, dan bevat de link alleen je eigen diensten.

Bijzonderheden

Iedereen met toegang tot de agenda ziet de afspraken voor iedereen. Een afspraak voor een selectie collega's is alleen zichtbaar voor die deelnemers en voor de maker.
De vrije toelichting bij een afspraak voor iedereen is bedoeld voor de maker, de collega's die er expliciet bij staan en de collega's die de agenda beheren. Andere collega's zien de afspraak wel, maar niet die toelichting.
Afspraken toevoegen is een apart recht. Wie een afspraak zelf heeft aangemaakt, mag hem altijd bewerken en verwijderen.
Herinneringen worden per persoon klaargezet. Een herinnering die al verstreken is op het moment van opslaan, wordt niet meer verstuurd. Verschuif je de afspraak, dan schuiven de herinneringen mee.
Verjaardagen worden vier weken vooruit getoond, met de datum maar zonder leeftijd. Op de dag zelf gaat er een melding naar de jarige en naar de collega's.
De feestdagen zijn de Nederlandse nationale feestdagen. Ze staan in de agenda, maar zijn geen afspraken en kun je niet openen of aanpassen.
Afspraken die ongeveer vier maanden voorbij zijn, worden automatisch opgeruimd.
Of je een pushmelding krijgt bij een nieuwe afspraak, bij een herinnering en bij verjaardagen, stel je zelf in onder Profiel > Notificaties.