Rooster Planner

De Rooster Planner is het scherm waarmee je de week vult: je ziet per taak en per dagdeel wie er beschikbaar is, hoeveel mensen er nodig zijn en wie er staat ingepland. Wijzigingen blijven eerst concept, tot je ze publiceert.

Doel van de module

De module brengt drie dingen bij elkaar in een raster: de beschikbaarheid die medewerkers hebben opgegeven, de minimale bezetting die per taak en dagdeel is ingesteld, en de diensten die je toewijst. Zo zie je meteen waar je nog mensen tekortkomt en kun je de hele week in een keer definitief maken.

Wat medewerkers zelf doorgeven (hun beschikbaarheid) en het inrichten van locaties, taken en minimale bezetting horen niet bij deze module.

Belangrijkste functies

Weekbezetting in een oogopslag: bovenaan staat per dag een ring met het aantal ingeplande diensten tegenover de minimale eis, plus een ring voor de hele week.
Twee manieren van roosteren: het tabblad "Per taak" toont taken op de rijen, het tabblad "Per medewerker" toont medewerkers op de rijen. Beide werken met dezelfde gegevens.
Concept en publiceren: elke wijziging wordt eerst als concept bewaard. Medewerkers zien de wijziging pas na publicatie.
Kopieer vorige week: neem de vaste diensten van de week ervoor over.
Notitie per cel: een kort tekstje bij een taak op een dagdeel, bijvoorbeeld "let op: vroeg weg".
Exporteren: de hele week als Excel-bestand.
Melding bij publicatie: medewerkers met een wijziging in hun rooster krijgen automatisch bericht.

Werkwijze

De planner openen

Ga in het hoofdmenu naar de tegel Personeel en kies daar de tegel Rooster Planner.
Kies bovenin de week, met de pijlen of met de keuzelijst Ga naar week.... Je kunt naar de huidige week en tot twaalf weken vooruit. Terug in de tijd kan niet.
Zijn er nog geen locaties en taken ingericht, dan toont het scherm een lege staat die je doorverwijst naar Beheer. Richt daar eerst de locaties en taken in.

Kop met de weekbezetting

Boven het raster staat de kaart Weekbezetting. Daarin staan:

de status van de week: "Alles gepubliceerd", of een teller met het aantal wijzigingen dat nog niet is gepubliceerd;
een ring per dag met het aantal ingeplande diensten tegenover de minimale eis, en een grotere ring voor de weektotalen;
de knoppen Kopieer vorige week, Exporteren en Publiceren. Zonder bewerkrecht zie je alleen Exporteren.

Roosteren per taak

In het tabblad Per taak staan de taken op de rijen, gegroepeerd per locatie, en de zes dagen met hun drie dagdelen (Ochtend, Middag, Avond) op de kolommen. Het dagdeel dat de planner "Avond" noemt is hetzelfde blok dat op je eigen beschikbaarheidsscherm "Vooravond" heet.

Tik op een cel. Er opent een venster met de medewerkers die zich voor dat dagdeel beschikbaar hebben gemeld, met hun functie erbij. Heeft niemand zich gemeld, dan zegt het venster dat.
Vink aan wie je wilt inplannen. Bovenin telt de teller mee hoeveel mensen je hebt geselecteerd tegenover de minimale eis.
Vul eventueel het veld Notitie (optioneel) in, maximaal 128 tekens. Die notitie verschijnt daarna cursief in de cel.
Kies Opslaan. De wijziging staat nu als concept in het raster.

Een lege cel toont "+ toevoegen" zolang je bewerkrecht hebt, zodat duidelijk is dat er iets aan te klikken valt.

Roosteren per medewerker

In het tabblad Per medewerker staan de medewerkers op de rijen, met hun functie eronder en hun dienstverband ernaast.

Tik op een cel bij een medewerker en een dagdeel. Cellen waarin de medewerker niet beschikbaar is, zijn grijs, tonen een streepje en zijn niet aanklikbaar.
Kies in het venster de taak, gegroepeerd per locatie.
Kies Opslaan, of Verwijderen om de dienst uit die cel te halen. Verwijderen verschijnt alleen als er al een dienst staat.

Een cel waarin iemand beschikbaar maar nog niet ingepland is, toont "+ inplannen"; wie de planning alleen mag inzien, leest daar "Vrij".

Tik op de kolomkop Medewerker of Dienstverband om op die kolom te sorteren. Nog een keer tikken draait de richting om; een pijltje in de kop laat zien waarop en in welke richting je sorteert. Sorteren op een ander gegeven, bijvoorbeeld op het aantal diensten, kan niet, en er is geen zoekbalk in de planner.

Kopieren en publiceren

Kopieer vorige week neemt de gepubliceerde diensten van de week ervoor over als concept. Dat gebeurt alleen voor medewerkers met een vast dienstverband, alleen op dagdelen waarop zij deze week beschikbaar zijn, en alleen als er nog niets voor hen staat. Waren er vorige week geen vaste diensten, dan krijg je daar een melding over.
Publiceren maakt alle concepten van de week definitief. Je ziet daarna hoeveel wijzigingen er zijn gepubliceerd. De knop is uitgeschakeld als er niets te publiceren valt.
Exporteren downloadt de week als Excel-bestand met de taken per locatie op de rijen en de dagen met hun dagdelen op de kolommen. Per cel staan de ingeplande namen en, als er een minimale eis is, het aantal tegenover die eis.

Bijzonderheden

Kleuren in het raster: het bolletje en het cijfer bij de bezetting zijn gedempt als er niemand staat, amber als er wel iemand staat maar de minimale eis niet is gehaald, en groen zodra de eis is gehaald. De kleur van een locatie en van de taakblokjes is de kleur die bij die locatie is ingesteld, dus geen statuskleur.
Getallen als 2/3: het eerste getal is het aantal ingeplande medewerkers, het tweede de minimale eis voor dat dagdeel. Staat er geen eis en niemand ingepland, dan blijft de cel leeg.
Namen in een cel: er passen twee namen in beeld, daarna verschijnt "+2 meer". Het volledige rijtje zie je door de cel te openen.
Wie in de lijst staat: in het tabblad per medewerker verschijnen alleen actieve medewerkers die voor die week beschikbaarheid hebben opgegeven. Wie niets heeft ingevuld, staat er niet in.
Taken zonder locatie bestaan niet: een locatie zonder taken valt uit het raster weg.
Zichtbaarheid: medewerkers zien een nieuwe of gewijzigde dienst pas na Publiceren. Bij publicatie krijgt iedere betrokken medewerker een melding met het aantal toegevoegde, gewijzigde en verwijderde diensten in die week.
Afgesloten maanden: is de urendeadline van een maand verstreken, dan kun je het rooster van die maand niet meer wijzigen. Het rooster is de basis waar de uren tegen worden gelegd, dus het staat stil zodra de uren dat doen. Je krijgt dan een duidelijke melding in plaats van een stille weigering.
Wie mag wat: de planner bekijken en de week exporteren mag iedereen met inzagerecht op de planning. Inplannen, verwijderen, kopieren en publiceren vereist het aparte recht om de planning te bewerken; zonder dat recht is het raster alleen te lezen.