Wederkerende regels

Doel van de module

Een wederkerende regel is een prijsafspraak die elke maand op de factuur van een klant terugkomt zonder dat hij ergens uit een bestand volgt. Denk aan medicatiebeoordelingen die per maand worden doorbelast, een vaste leverafspraak, een korting bij automatische incasso of een opslag voor een spoedlevering.

Alle andere regels op een factuur komen uit de maandbestanden: er is geleverd, dus er staat een regel. Deze regels komen uit een afspraak. Dat maakt dit scherm de enige plek waar zo'n bedrag te zien en te corrigeren is; staat hier iets fout, dan is er geen bestand om het aan na te rekenen.

Een regel hangt altijd aan precies een plek in de klantboom: aan een klant, aan een van zijn locaties of aan een afdeling. Die plek bepaalt waar de kosten op de factuur onder gegroepeerd worden.

Belangrijkste functies

Een overzicht van alle regels, met filters op klant, niveau, facturatiewijze en of de regel actief is, en een zoekbalk op de omschrijving.
Per regel zien wat hij in een gekozen maand oplevert, en die maand wisselen om een ander bedrag te bekijken.
Een regel toevoegen, aanpassen, op inactief zetten of verwijderen, voor wie facturatie mag beheren.
Twee manieren om aan een bedrag te komen: een vast bedrag maal een aantal, of een percentage over het totaal van het gekozen niveau.
Drie manieren om aan dat aantal te komen: een vast aantal, het actuele aantal bedden van de gekozen plek, of een aantal dat elke maand apart wordt ingevuld.

Werkwijze

De lijst lezen

Ga in het menu naar Facturatie en kies Wederkerende regels.
De tabel toont per regel of hij actief is, de klant, de plek in de klantboom, het niveau, de omschrijving zoals hij op de factuur komt, de facturatiewijze, het aantal, het BTW-tarief en het bedrag.
Achter de koppen Niveau, Wijze, Aantal en Bedrag staat een informatie-icoon met een korte uitleg.
De tabel is breder dan het scherm. Schuif hem naar links om het BTW-tarief en het bedrag te zien; de kolomkoppen schuiven mee.
Op een smal scherm staan de gegevens onder elkaar in plaats van in kolommen.

De maand van de kolom Bedrag

Boven de tabel staat Bedragen van met een maand ernaast. Die keuze bepaalt over welke maand de kolom Bedrag rekent, en meer niet: er verdwijnen geen regels uit de lijst.
Dat is vooral van belang bij een percentageregel. Het percentage staat vast, maar het bedrag beweegt mee met wat er die maand geleverd is.
Is er nog geen maand ingelezen, dan staat de keuze er niet en blijft de kolom Bedrag leeg. Een streepje betekent dus "nog niets om over te rekenen" en geen nul euro.
Levert een regel niets op, dan staat de reden onder het bedrag, bijvoorbeeld dat het aantal voor deze maand nog niet is ingevuld.

Een regel toevoegen of aanpassen

Klik bovenaan op Nieuwe regel, of klik op een bestaande regel om hem te openen. Het venster heeft drie delen.
Waar de regel aan hangt. Kies eerst een klant. Daarna verschijnt de keuze van een locatie, en na een locatie de keuze van een afdeling. Laat je de locatie leeg, dan hangt de regel aan de klant; laat je de afdeling leeg, dan hangt hij aan de locatie. Het facturatieniveau eronder laat zien wat je keuze oplevert. Bij een locatie of afdeling die niet meer actief is staat dat erbij.
Wat er op de factuur komt. De omschrijving is de tekst die de klant op zijn factuur leest. Het BTW-tarief staat standaard op 9 procent en is aan te passen naar 0 of 21 procent. Krijgt de klant een Intrakoop-specificatie, dan kies je hier ook onder welke sectie de regel daarop komt; zonder keuze komt hij onder Overig.
Hoe de regel gerekend wordt. Kies Vast bedrag of Percentage van het niveautotaal. Bij een percentage vul je alleen het percentage in, en zie je eronder wat dat in de gekozen maand zou opleveren. Bij een vast bedrag kies je waar het aantal vandaan komt, en vul je een eenheid en het bedrag per eenheid in.
Zet Actief uit als een regel niet meer gefactureerd moet worden. Oude facturen blijven staan zoals ze waren.
Klik op Opslaan. Klopt er iets niet, dan staat de melding boven de knoppen en bij het veld dat het betreft.

Het aantal bij een vast bedrag

Vast aantal: hetzelfde getal elke maand. Je typt het zelf in.
Aantal bedden: het actuele aantal bedden van de gekozen locatie of afdeling. Het veld is niet in te vullen, want dat aantal wordt elke maand geteld. Eronder staat waar het vandaan komt, bijvoorbeeld "54 bedden, uit 2 afdelingen van deze knoop". Deze keuze is er alleen bij een plek die bedden heeft; een klant heeft er nooit.
Per maand invullen: het aantal wisselt per maand en wordt tijdens de maandronde ingevuld. Zolang dat niet gebeurd is, komt de regel niet op de factuur.

Een regel verwijderen

Verwijderen kan met het prullenbak-icoon, en alleen zolang de regel nog geen factuurregel heeft opgeleverd.
Heeft hij dat wel, dan meldt de app dat en blijft de regel staan. Zet hem in dat geval op inactief: oude facturen houden dan de berekening waarmee ze gemaakt zijn.

Bijzonderheden

Er staan geen patiëntgegevens op dit scherm, wel prijsafspraken per klant. Daarom vraagt de app om een extra bevestiging met je authenticator, en is ook het bekijken voorbehouden aan wie facturatie mag beheren.
Dit scherm werkt alleen in de browser. Op de telefoon-app is het niet te openen.
Op een plek kan maar een regel bestaan met dezelfde omschrijving, dezelfde facturatiewijze en hetzelfde BTW-tarief. Probeer je er een tweede, dan meldt de app dat. Dezelfde omschrijving een niveau hoger of bij een andere klant mag wel.
Staat een regel op Aantal bedden en heeft een afdeling onder die plek geen koppeling met Medimo, dan telt die afdeling nul bedden mee. Het venster waarschuwt daarvoor, noemt de afdelingen bij naam en verwijst naar het afdelingenscherm. Opslaan mag; de maandronde houdt de klant tegen tot het opgelost is.
Een klant die in een maand niets afneemt krijgt zijn wederkerende regels gewoon. Het bedrag is afgesproken, niet geleverd.